第一条为提高会议质量和效率，实现会议管理规范化、制度化,切实履行宁波市保险行业协会的基本职能，保障会员单位的基本权益，根据《中国保监会关于加强保险行业协会建设的指导意见》和《宁波市保险行业协会章程》，特制定本规则。

　　第二条会议议事规则。会议按照民主集中制原则进行决策，实行集体领导与分工负责相结合的制度，各个成员都是平等的主体，享有同等的权利。会议实行一人一票制，须有三分之二以上有表决权的成员或代表出席才能举行，会议表决实行举手表决和重要决议书面表决的方式，会议决议须经到会成员或代表的过半数通过方能生效，反对票与赞成票相等时，由协会秘书处或授权会议主持人裁决。会议通过的决议所有成员必须执行。

　　第三条本规则所称的会议是指由宁波市保险行业协会秘书处组织的宁波市保险行业协会(以下简称“协会”)会员代表大会、理事会或常务理事会会议、会长办公会议、产寿险及专业中介机构高峰会议、各专业工作委员会（或专业工作组）会议，以及协会秘书处根据工作需要组织召开的专题研讨会、座谈会、行业内外协调会、联席会议、表彰大会、新闻发布会等一切会议。会议一般报请监督管理机关参加。

　　(一)会员代表大会是协会的最高权力机构，由上届协会会长召集并主持，协会各会员单位的代表参加，协会秘书处部门负责人以上干部根据议题需要列席。一般每两年召开一次，因特殊情况需提前或推迟召开时，须经理事会表决通过，报业务主管单位审查并经社团登记管理机关同意。但推迟换届最长不超过一年。会议内容：

　　（二）理事会是会员代表大会的执行机构，在代表大会闭会期间领导协会工作，对会员代表大会负责。其会议由协会会长召集并主持，协会理事参加，协会秘书处有关人员根据议题需要列席。一般每年至少召开一次会议，必要时可临时召集或采用通讯形式召开。理事会会议内容：

　　4、审议、制定协会管理制度，协会年度工作计划、总结，财务预决算报告，人员编制；

　　协会设立常务理事会。常务理事会由理事会选举产生，对理事会负责，其人数不超过理事人数的三分之一。常务理事会至少半年召开一次会议；必要时可临时召集或采用通讯形式召开。

　　在理事会闭会期间，常务理事会除理事会会议内容的第2、4款外，还可增加以下会议内容：

　　（三）会长办公会议由协会会长主持，副会长、秘书长参加，协会秘书处相关部门负责人根据议题需要列席。一般每月召开一次，必要时可临时召集。会议内容：

　　5、审议秘书长提议的副秘书长、秘书处内设机构和各专业工作委员会设置及其干部任免等日常工作的重大事项。

　　（四）产寿险及专业中介机构高峰会议由轮值公司的总经理主持，相应公司的主要负责人，协会主管会长、秘书长、副秘书长及秘书处相关部门负责人参加。一般每季度分别产寿险及专业中介机构各公司轮流召开，轮流的次序按各公司进入宁波市场的时间先后排列，必要时可临时召开。会议内容：

　　2、审议决定产寿险和专业中介等方面与行业自律、维权、协调、交流和宣传有关的重大决策、重大活动计划，签署相关的自律公约。

　　（五）各专业工作委员会（或专业工作组）会议由主任委员主持，各位委员（或专业工作组成员）、协会秘书处参加。一般每月召开一次，必要时可临时召开。会议内容：

　　2、研讨和制定自律公约，审拟、决定追究违约责任等与本专业有关的重大事项；

　　（六）新闻发布会由协会秘书长主持，新闻单位有关部门负责人和记者、有关公司的部门负责人、嘉宾、协会秘书处有关人员等参加。一般每季度召开一次，必要时可临时召开。会议内容：对外发布重要的产品、服务质量承诺、行业标准、重大举措、诉讼等有关行业重要信息。

　　1、秘书处全体会议由协会秘书长主持，秘书处全体人员参加。一般每周一的上午9：00时召开，必要时可随时召集。会议内容：

　　2、秘书长办公会议。一般每周五的下午2：00时召开，必要时可临时召集。会议由协会秘书长主持，副秘书长、综合工作部主任参加，其他工作部的主任根据议题需要列席。会议内容：传达上级有关指示精神，通报秘书处各方面工作的进展情况，交流沟通相关信息，协调各部门的近期工作，秘书处重大问题决策讨论，对有关情况的专题研究。

　　（八）季度投诉案件分析会议。一般每季度召开一次，由协会分管秘书长主持，各会员单位信访投诉责任人、协会秘书处有关人员等参加，主要研究分析投诉案件处理情况，提出改善管理和服务的有关措施，布置、落实相关的工作任务。

　　（九）其他会议。根据工作需要召开。会议由协会秘书长或副秘书长主持，有关单位的负责人或部门负责人和相关人员、协会秘书处相关人员参加。就某一问题的专题研讨会、座谈会等，可以得出或不得出结论。

　　第四条会议的组织。协会需召开的各种会议由协会秘书处具体组织实施，安排一切会务工作。其中高峰会议由轮值公司主管部门和协会秘书处共同组织实施。

　　第五条会议的安排。要贯彻“务实、精简、高效”的原则，在会前要做好充分准备，提高会议质量；会议议题要安排紧凑，提高会议效率；会议要充分发扬民主，集思广益；要自觉遵守会议纪律，没有特殊情况不允许请假；研究工作的会议要议而有决，决而有果。

　　第六条议题提交。会议议题由参会成员提前三天填写“议题申报表”提交，议题材料要求简洁清晰。提交前必须先报会员单位主要或分管领导同意后，交协会秘书处职能部门初审。经协会秘书长审定后提交会议审议。。

　　(一)提交的议案，若涉及几个部门和会员单位的议题，会前要有协调意见。如涉及对具体问题处理的，必须有明确的初步意见。争议比较大的问题，可提请协会秘书处先组织小范围的讨论，形成初步意见后再提交。不成熟的议案，不应提交会议讨论。

　　(二)协会秘书处在会前，可主动收集各会员单位需提交的议案，并向主要或分管的协会领导汇报，取得同意后提交会议讨论。

　　第七条材料准备。协会秘书处将准备好需提交会议学习的相关文件、讨论的议题和比较成熟的研究意见等材料，经会议主持人审定后，提前发给参加会议的有关人员。

　　参会人员要提前阅读有关会议文件，对提交会议讨论的问题进行认真的思考，认真负责地准备发言意见。

　　第八条会议通知。会议通知应明确会议名称、会议召开的时间、地点、参加对象、会议议程，要求参会对象准备的会议材料或意见，会议组织单位的联系人姓名、电话等。

　　协会秘书处根据相关组织程序确定召开的会议，在做好拟定会议议题、材料准备、会场落实与布置等充分的会前准备工作后，应在会议召开前2—3天（特殊情况召开的紧急会议除外）以书面或传真方式通知参会单位办公室（或主管部门）。协会秘书处应对通知情况进行电话联系，确认参会单位是否收到，并在电话记录本中记录通知时间、收件人姓名等，以后不再重复通知。

　　参会单位办公室（或主管部门）接到会议通知后应立即主动电话回复协会秘书处予以确认是否收到，同时及时向单位主管领导报告，并通知参会对象。参会人员对于会议中需要反馈单位意见的，应进行必要的调查研究，必须事先征求单位领导的意见。会议需要提供的书面材料、数据应在会前准备好，提供的统计数据必须真实可靠。

　　（一）协会秘书处或授权会议主持人应指定专人做好会议记录，记录一般限于笔录。记录要全面、准确。未经协会秘书处同意，不准查阅会议记录。

　　（二）会议纪要由被指定作会议记录的专人撰写，以形成的决议作为整理会议纪要的依据。要把议定事项简明、准确地表述出来。遇有需上报或不宜公开的事项可不详细表明。

　　（三）会议纪要序号按年排序。纪要首页写明纪要序号（年度、文号）、密级、会议召开时间、地点、主持、出席、列席。

　　（四）会议纪要一般在会议结束后三天内写出，紧急会议，会后立即撰写。纪要报审核后签发。未经批准不得外传。

　　第十条决议的执行与检查。会议形成的决议，由会议成员或成员单位按照分工，组织贯彻执行会议精神及议定事项。协会秘书处负责催办和组织整体的督促检查工作，落实情况要及时向主管领导报告。

　　（一）会议决议形成后，由协会秘书处一般可根据需要形成正式文件、会议纪要或签署文字材料，印发至有关单位或部门进行贯彻落实。

　　（二）相关单位或部门要认真研究会议决议，提出落实意见，制定具体执行方案，进行贯彻落实。

　　（三）协会秘书处相关工作部门要及时搜集决议执行过程中的意见和建议，反馈主管领导。

　　第十一条会议资料的存档。每年1月底，将上一年度的会议材料、会议原始记录、纪要审批件和正式印发的会议纪要一并移交档案室存档。

　　第十二条请假制度。根据会议通知要求，未经协会秘书处负责人或授权会议主持人同意，参会人员不得安排他人代会。

　　参会对象因公到宁波市外出差或病休等特殊情况不能参加会议的，必须严格履行书面请假手续，由参会单位办公室（或主管部门）书面加盖公章后提前1—2天向协会秘书处说明情况，同时必须明确相关工作负责人替代参加会议，并由参会对象本人书面委托，委托书中应阐明授权时间和范围。对既不说明情况，也不书面授权，随意派员参加的，每人次从该单位保证金中扣罚500元；对无故缺席或未予准假的，视作弃权处理，并按每人次在该单位保证金中扣罚1000元。

　　（一）参会人员要按会议通知时间准时到会，不得迟到、早退或缺席。对于迟到15分钟以上30分钟及以内的，个人乐助人民币50元；迟到30分钟以上的，只有旁听权并作缺席处罚。对于无故早退30分钟及以上视同缺席处理。事后对此次会议中通过的决议不能提出异议，并且要严格执行。

　　（三）保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容和会议讨论情况，影响决议实施。

　　（四）会议实行限时制，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，有主题、有条理、简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程

　　（一）建立会议情况通报制度。协会秘书处要做好会议考勤工作，将参会人员到会情况及时汇总并向会议主持人通报。

　　（二）协会秘书处及时将参会人员参加会议的情况定期报送到有关单位。对于迟到早退3次以上的会议成员或代表和随意派员，无授权书、无故缺席3次以上的公司，协会将发书面通报，并上报保险监管部门在对其单位考评和个人信用档案中作记录。

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